Enklare administration ger utrymme för bättre kringarrangemang

//Enklare administration ger utrymme för bättre kringarrangemang

Enklare administration ger utrymme för bättre kringarrangemang

Lättare administration, bättre överblick, liverapportering och direktrapportering med hjälp av administrationsapp samt app för spelare, föräldrar och besökare gjorde Lilla VM i Matfors 20-års jubileum extra speciellt.

Lilla VM står för Lilla Vänortsmästerskapen och började som en turnering där Matfors vänort i Polen bjöds in. På grund av begränsat med planer har man tidigare kunnat ta emot 104 lag i åldrarna 9-12 år. Då använde arrangörerna ett enklare administrationssystem och excelsnurra för att hantera bokningar, lottning och spelschema. I år gjorde man en ordentligt genomgång av spelschema och utökade speltiderna och därför kunde man utöka lagantalet till 124 lag. Varje lag har en garanti om att spela minst 5 matcher i turneringen. Det ställer stora krav på arrangören för att samordna och skapa spelschema som fungerar.

Inför årets turnering gjorde man en noggrann jämförelse av marknaden för administrationssystem för cuper och turneringar och valet föll på Cup Manager.

– Eftersom vi alltid haft en begränsning på antalet lag har vi kunnat fokusera på andra saker än att bli större så som mattält, aktiviteter och logistik. Vi har ändå valt att hitta ett komplett administrationssystem för att underlätta hanteringen av anmälningar, spelschema och resultatrapportering, säger Lennart Törnkvist, ordförande i Matfors IF.

De har tidigare varit 3 personer från föreningen som har jobbat med att skapa spelschema och matchprogram, i år var det i huvudsak 1 person som gjorde samma jobb.

– Vi har fått bra stöd och stöttning från supporten och det har varit super med den personliga kontakten, säger Lennart. Min favoritfunktion är helt klart schemaläggningen som underlättat väldigt mycket för mig som gjort den manuellt i alla år. Dessutom skulle vem som helst med lite datavana kunna hantera programmet och göra ett spelschema, vilket känns tryggt för mig.

Lilla VM har alltid haft speakers som fått resultaten från de olika  matcherna genom matchvärdar som meddelat det via walkie talkies. Liverapporteringen via app har förenklat för speakern då resultatet kommit upp på skärm istället för att hela tiden behöva svara i walkie talkie, ta emot resultaten och skriva ned dem. Den formen har krävt mycket pappersarbete då alla spelarlistor skulle kopieras och uppdateras för att kunna ange vilken spelare som gjorde mål. En överblick i datorn har underlättat mycket för speakern även om det fortfarande finns förbättringspotential i programmet.

– Det var tydligt vilka som gjorde mål och det var lättare för mig som speaker att fokusera på att prata med publiken. Jag slapp prata i walkie talkie hela tiden, vilket tidigare störde koncentrationen, säger Peter Blomqvist.

Användningen av systemet sparar tid för föreningen både innan, under och efter. Under turneringen har A-lagsspelarna tidigare resultatrapporterat direkt på plan men nu görs detta med telefoner och de personer som frigörs kan då lägga sin tid på att förhöja upplevelsen med att filma eller hantera kringarrangemang. Mycket tid har tidigare även gått åt till att kopiera papper till speakern så som spelschema, matchprogram och spellistor. Detta sköts nu digitalt och frigör resurser som lägger sin tid på att ta hand om spelare och besökare.

Matfors IF har använt liveresultat och app med livehändelser. I denna app kan besökare och deltagare lägga upp bilder, kommentera och få resultaten direkt när någon gjort mål. Föreningen har även satsat på livesändingar från turneringen, vilket har varit uppskattat av många såväl sponsorer som mor- och farföräldrar som inte kunnat se matcherna på plats.

– En framgångsfaktor för cuper och turneringar i framtiden är att dels ha en hög kvalité på cupen men även flytta delar av upplevelsen från spelområdet till vardagsrummet där fler får ta del av barnens glädje, tror Lennart. I framtiden kommer besökarna räkna med att man har app, liverapportering, direktsända matcher och ökad synlighet på Internet. Naturligtvis är det viktigaste en god service och bra kringarrangemang på plats vilket man som turnering kan fokusera på med förenklad administration.

Foto: Matfors IF

Av | 2017-03-14T14:40:52+00:00 september 20th, 2016|Okategoriserad|0 Comments

Om skribenten:

Leave A Comment